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Procedimiento operativo estándar (POE)
En sectores tan regulados, como el alimentario, el farmacéutico, la construcción o la logística de mercancías peligrosas, un simple error puede hac ...
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En sectores tan regulados, como el alimentario, el farmacéutico, la construcción o la logística de mercancías peligrosas, un simple error puede hacer que toda la operación se venga abajo. Una orden que no se entendió, un paso que alguien se saltó, una directriz que no quedó por escrito… Y de pronto, hay que retirar los productos o enfrentar una sanción que nadie esperaba. Todo esto se evita con un procedimiento operativo estándar.
Pero, ¿cómo redactar un POE? En este post te lo explicamos paso a paso.
Un Procedimiento Operativo Estándar POE es el conjunto de instrucciones que describen de manera ordenada y sistemática los pasos para ejecutar una tarea u operación específica y rutinaria dentro de un proceso u organización.
Estas instrucciones se recogen en un documento, físico o digital, para facilitar su consulta y aplicación. Dependiendo del entorno empresarial, del perfil de los empleados involucrados y de la complejidad del proceso, el POE puede contener pasos detallados, como en las operaciones de alto riesgo, o puede ser una guía de pasos que deja margen de interpretación para mejorar el procesos
El objetivo principal del POE es estandarizar la ejecución de tareas rutinarias dentro de los procesos internos de una empresa, con el fin de garantizar:
De esta forma, cualquier operario o empleado, incluso sin experiencia, será capaz de ejecutar la tarea o resolver la incidencia de manera efectiva y segura, sólo siguiendo de forma secuencial los pasos definidos en el POE. En consecuencia, conocer lo que es un procedimiento operativo estándar también permite:
Incluso, los procedimientos operativos estándar ayudan a las organizaciones a comprender a fondo sus procesos de negocio, para:
Los POE pueden establecerse en cualquier nivel de la organización, aplicarse a todo puesto, desde la dirección hasta el personal de primera línea, y organizarlos según los recursos, las actividades o los departamentos.
De forma general, los tipos de procedimientos operativos estándar pueden dividirse en:
Otra forma de clasificar los tipos de procedimientos operativos estándar es según su formato, en cómo se organizan y comunican las instrucciones sobre una actividad específica. Por ejemplo, listas de verificación, procedimiento estándar paso a paso, árboles de decisión (si el operador debe reaccionar a distintos escenarios), workflow, etc.
Veamos los principales:
El procedimiento estándar paso a paso se puede aplicar en el caso de actividades rutinarias no complejas que necesitan una ejecución rápida, sin criterios de decisión ni bifurcación de los resultados. Es uno de los POE más sencillos, con una estructura secuencial estricta que detalla las acciones a ejecutar de manera cronológica.
Este tipo de procedimiento operativo estándar amplía la estructura paso a paso. Bajo su enfoque se ordena la información de forma secuencial, pero incorporando múltiples subniveles mediante numeraciones secundarias. De esta forma, la estructura se desglosa en listas de instrucciones adicionales más manejables, para detallar con mayor precisión la actividad.
Es un POE adecuado para los procedimientos con ramificaciones operativas que, además de requerir una secuencia específica de ejecución, contemplan acciones condicionales o decisiones intermedias. Por ejemplo, como en los procesos en los que se exige a los empleados acreditar cursos de maquinaria y prevención, para operar determinados equipos de forma segura.
También es útil para las tareas complejas que requieren mayor detalle en las instrucciones, pero que no necesariamente deben completarse en un orden establecido.
Es un procedimiento operativo estándar que combina diferentes tipos de formatos lineales. Es usual cuando se requieren múltiples enfoques para lograr la estandarización de una operación. Por ejemplo, el POE híbrido se emplea en procesos multidisciplinarios o que presenten riesgos críticos.
Conocer cómo hacer un procedimiento operativo estándar implica también dominar ciertos aspectos en la redacción. Aunque la actividad necesite un lenguaje técnico, se debe utilizar, en lo posible términos sencillos y claros para transmitir las ideas. Esto se logra empleando oraciones cortas, ideas concisas y verbos simples, como “revisar”, “inspeccionar” e “identificar”.
Hay que recordar que se están redactando instrucciones, así que dichas indicaciones no pueden quedar ocultas tras una jerga altamente especializada o ambigua. Incluso es crucial cuidar el significado de los términos principales utilizados: “debe” y “puede”. “Debe” implica obligación, mientras que con “puede” se está otorgando al personal cierto poder de decisión o maniobrabilidad, dependiendo del contexto operativo
Detallamos a continuación cómo hacer un procedimiento operativo estándar:
| ¿Cómo hacer un procedimiento operativo estándar y gestionarlo de manera eficiente? Utiliza un software de POE. Existen diversas herramientas en el mercado. Es un sistema que permite crear las directrices, editar, almacenar y compartir el documento. Es una plataforma que centraliza todos los procesos estándar de la organización. |
La manera gráfica de documentar un POE lo decide la organización. Veamos un ejemplo de un procedimiento operativo estándar mediante la siguiente plantilla simple:
| Código: POE-LIM-003 | Fecha: xx-xx-20xx | Versión: 05 |
| Título: Procedimiento operativo estándar POE para la limpieza y desinfección de superficies en la zona de producción alimentaria. | ||
| Objeto: Definir el método estandarizado para la limpieza y desinfección de superficies de contacto alimentario, garantizando condiciones higiénicas y seguras. | ||
| Alcance: Departamento de Producción: áreas de manipulación de alimentos y utensilios. | ||
| Responsabilidades: Ejecución: Operarios de limpieza. Verificación: Jefe de turno. Validación: Supervisor de Calidad. | ||
Recursos necesarios:
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| Autores: Equipo técnico del departamento de calidad | ||
Instrucciones:Antes de la limpieza: 1. Señalizar la zona como “en limpieza”, mediante cartel. 2. Retirar restos sólidos visibles de la superficie de trabajo con utensilios específicos. Fase de limpieza: 3. Aplicar detergente alcalino autorizado sobre la superficie. 4. Frotar manualmente la superficie, asegurando la cobertura total con el detergente. 5. Aclarar con agua potable hasta eliminar residuos de detergente. Fase de desinfección: 6. Aplicar desinfectante alimentario autorizado sobre la superficie limpia. 7. Dejar actuar el tiempo especificado en ficha técnica del producto. 8. Aclarar con agua potable. Finalización: 9. Secar la superficie con paños desechables. 10. Retirar señalización. Fase de registro: 11. Registrar la operación en el parte diario de limpieza. 12. Anotar cualquier incidencia detectada en el Registro de Incidencias. 13. Si no se detecta ninguna incidencia, dejar constancia de “sin incidencias” en el registro correspondiente. | ||
Definiciones
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| Anexos: Ficha técnica de productos. | ||
Los errores recurrentes en una organización se deben principalmente a:
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